Terwijl de meeste organisaties nog bezig zijn om met de iPad papierloos te werken, is het volgende thema al in zicht: online samenwerken. Nadat we het papier tot een minimum hebben weten te beperken, kunnen we kijken naar met name de communicatie rond projecten. We denken in projecten, we werken in projecten en we communiceren veel rond projecten. Als dat nou een stuk slimmer kan dan dat we het nu doen – anytime, anyplace – dan gaat dat veel besparing in (doorloop)tijd opleveren. De iPad kan daarbij helpen met de juiste apps die je altijd en overal kunt gebruiken.
Onoverzichtelijke communicatie
Het grootste probleem van de huidige communicatie rond projecten is dat die meestal via mail verloopt waar dan relevante documenten als attachment worden meegestuurd of er wordt naar verwezen. Maar die mails raken vaak verzeild tussen alle andere mails en als je ze niet direct verplaatst naar de juiste map, en dan ben je al snel het overzicht kwijt. Maar ook al plaats je ze in een map, dan moet je de mails eerst openen om te lezen wat er stond en je zit nog steeds met de documenten die nog aan die mails hangen. Nog een nadeel is dat er geen gezamenlijke plek is voor alle informatie. Natuurlijk kun je centraal informatie in projectmanagemengsoftware op een server opslaan, maar die software kent geen slimme manier van communiceren rond die informatie.
Aparte project-app
Mijn voorstel is om met de iPad en de juiste app de communicatie en informatie apart af te handelen. Dat betekent dat bij de start van een nieuw project in de app een project wordt aangemaakt, de projectleden worden uitgenodigd en vanaf dat moment verloopt alles via de app. Dit betekent dat je niet hoeft te zoeken naar de juiste informatie, maar dat je weet dat alles in die ene app staat.
Drie apps voor online samenwerken
Ok, welke iPad-apps lenen zich daar goed voor? Ik begin met Minute, een nieuwe app van Nederlandse bodem, die zichzelf een app voor meetings noemt. Toch is de app een prima platform om projecten af te handelen. Je maakt een meeting aan voor het project en daarna communiceer je alles rond die meeting. Uitnodigen gaat heel makkelijk, je kunt samen live aan notities werken, je kunt taken toewijzen en je kunt informatie uit de cloud inbrengen. Verder kun je commentaren toevoegen en daar kan iemand anders weer op reageren.
Een tweede app is Teambox HD, vergelijkbaar met Minute. alleen heeft Teambox geen mogelijkheid om informatie uit de cloud te halen, en heeft geen live collaboration bij notities. De derde is Trello, een app voor wie alleen een simpele taakmanager voor een projectgroep wil. Met Trello maak je kaarten aan met acties en die wijs je toe aan iemand. Vervolgens plaats je deze kaarten onder To Do, Doing en Done. Per kaart kun je feedback geven. Hiermee kun je altijd terugkijken naar de conversatie rond een actie.
Meer tips
Wil je meer handige tips en adviezen voor het gebruik van een iPad? Neem dan ons tips en adviezen archief door. Daarnaast kun je in onze tablet database tablets vergelijken aan de hand van verschillende specificaties, de prijs en het besturingssysteem.
Foto via Designboom
Reacties (3)